Politique de Confidentialité

Cette Politique de Confidentialité (ci-après désignée par “Politique de Confidentialité”) détaille la gestion d’informations à caractère personnel détenues par Ashinaga Ikueikai (ci-après désignée par “Société”).

Si vous êtes en désaccord avec notre politique ou nos pratiques, nous vous demandons de ne pas consulter notre Site Internet.

1. Informations Personnelles

L’expression “informations personnelles” tel qu’utilisée dans cette Politique de Confidentialité fait référence aux informations au sujet d’un individu vivant tel que détaillé dans l’Acte de Protection des Informations Personnelles (ci-après désigné par “Acte de Protection des Informations Personnelles”) (à savoir nom, date de naissance, et d’autres informations qui peuvent permettre de vous identifier comme un individu spécifique), ainsi que des informations complémentaires au sujet d’un individu, telles que l’adresse, ville, adresse courriel, numéro de téléphone et d’autres informations qui sont utilisées en lien avec un individu spécifique.

2. Bonne Acquisition d’Informations Personnelles

La Société ne collectera d’informations personnelles que par des moyens appropriés, et ne collectera jamais d’informations par voie de duperie ou de moyens illicites.

3. Notification ou Publication des fins d’Usage

La Société notifiera la personne ou informera publiquement des fins auxquelles les informations personnelles seront utilisées, en amont de leur collecte. À l’exception, cependant, des cas suivants :

1. Le cas où la notification de ladite personne ou la notification publique des l’Usage Prévu des informations serait susceptible de porter atteinte à la vie, au corps, à la propriété ou à d’autres droits de la personne ou d’une tierce partie.
   Le cas où la notification de ladite personne ou la notification publique des Usages Prévus des informations serait susceptible de porter atteinte aux droits ou aux intérêts légitimes de la personnalité juridique.
   Le cas où il serait nécessaire de coopérer avec une autorité étatique ou une entité publique locale dans la bonne conduite d’une affaire régies par la loi ou la régulation en vigueur et où la notification de ladite personne ou la notification publique des Usages Prévus des informations entraverait probablement la bonne conduite de ladite affaire.
   Le cas où l’Usage Prévu est limpide à la lumière du statut d’acquisition.

4. Usages Prévus

La Société est autorisée à faire usage des informations personnelles obtenues pour les usages suivants :

1. 1.Bénéficiaires du soutien et personnes concernées par l’étude du soutien (y compris ceux mentionnés dans l’Annexe)
   (1) Envoi de Documents de Candidature, Documents liés au Retour, et Autres Documents
   (2) Communications à propos des évaluations et autres communications d’affaires (y compris mailing, courriels et autres moyens électromagnétiques; il en sera de même ci-après sauf mention explicite du contraire)
   (3) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

2. Bénéficiaires du soutien (y compris ceux mentionnés dans l’Annexe)
(1) Gestion des documents de candidature
(2) Inscription dans la base de données
(3) Envoi de Documents liés au recrutement et d’autres Documents
(4) Couverture journalistique, questionnaires, couverture médiatique, rapport d’activité, participation à des réunions avec des entreprises, et d’autres demandes de coopération
(5) Informations au sujet d’événements, envoi de papiers d’agence, et transmission d’autres informations (y compris mailing, courriels et autres moyens électromagnétiques; il en sera de même ci-après sauf mention explicite du contraire)
(6) Couverture d’Assurance
(7) Liaison et autres communications administratives au sujet du soutien
(8) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

3. Bénéficiaires du soutien (y compris ceux mentionnés dans l’Annexe)
(1) Gestion des documents de candidature
(2) Inscription dans la base de données
(3) Demandes et autres communications de nature administrative au sujet de la personne assistée
(4) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

 

4. Contrôleur des donations
(1) Envoi de matériels de d’autres documents en lien avec des donations
(2) Inscription dans la base de données
(3) Notification de demandes de donation, réponses aux requêtes, et autres communications de nature administrative
(4) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

5. Donations (y compris celles mentionnées dans l’Annexe)
(1) Émission et Envoi de Factures, Accusés de Réception et Autres Documents
(2) Donations, entretiens et autres demandes de coopération
(3) Notification de donations et autres communications de nature administrative
(4) Rapport d’activité
(5) Fourniture d’informations telles que des informations au sujet d’un événement, l’envoi de newsletters de l’agence etc…
(6) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

6. Participants aux activités de l’Association (y compris ceux mentionnés dans l’Annexe)
(1) Couverture journalistique, questionnaires, couverture médiatique, rapport d’activité, participation à des réunions d’entreprise, et d’autres demandes de coopération
(2) Fourniture d’informations telles que des informations au sujet d’événements, l’envoi de newsletters d’agences, etc.
(3) Couverture d’Assurance
(4) Liaison et autres communications de nature administrative concernant le soutien
(5) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

7. Personnes demandant de l’information ou autres personnes ayant reçu des demandes
(1) Envoi de Matériel et Autre Documents
(2) Inscription dans la base de données
(3) Réponses aux demandes et autres communications de nature administrative
(4) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

8. Médias Grand Public
(1) Demandes d’Interview et Autres Services
(2) Fourniture d’informations telles que des informations au sujet d’événements, l’envoi de newsletters d’agence etc.
(3) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

9. Opérateurs Commerciaux (y compris individus et entreprises)
(1) Demandes d’Emploi
(2) Liaison et autres communications administratives en lien avec le commerce en question
(3) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents


10. Personnalités Éminentes (y compris des personnalités éminentes domestiques et internationales)
(1) Requêtes de coopération : relations publiques, collecte d’informations etc.
(2) Diffusion d’actualités, informations sur les événements et d’autres informations
(3) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

11. Candidats ayant fait candidature pour être recrutés par la société
(1) Fourniture d’informations concernant les offres d’emploi
(2) Sélection de Recrutement
(3) Liaison et autres communications administratives au sujet d’offres d’emploi
(4) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

 

12. Employés de la Société
(1) Publication des noms, des départements et des postes sur le Site Internet de la Société, formulaires d’agence, et autres contenu désignés séparément par la Société (y compris lettres de présentation, répartition des activités et l’étiquetage de points de contact)
(2) Gestion des employés (y compris audits)
(3) Liaison et autres communications administratives en lien avec le commerce
(4) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

13. Officiers, parrains et conseillers de la Société
(1) Publication des noms et des postes sur le Site Internet de la Société, les journaux internes et les médias désignés séparément par la Société
(2) Publicité, informations relatives aux événements, et autres informations
(3) Entretiens et autres demandes de coopération
(4) Liaison et autres communications administratives en lien avec la Société
(5) Mise en œuvre de missions découlant de, ou liée aux points précédents

 

5. Changements des Usages Prévus

La Société ne changera pas les Usages Prévus des Informations Personnelles dans des proportions qui excéderaient un cadre raisonnablement considérable comme similaire aux Usages prévus antérieurs, et notifiera les utilisateurs ou les en informera publiquement au sujet desdits changements.

6. Restrictions d’Usage

La Société ne fera pas usage d’informations personnelles au-delà du cadre fixé dans la partie consacrée aux Usages Prévus sans avoir obtenu le consentement préalable du Client. À l’exception, cependant, des cas suivants :

Le cas où ce serait nécessaire pour obéir aux lois et régulations en vigueur
Le cas où ce serait nécessaire en vue de la protection de la vie, du corps ou de la propriété d’une personne et qu’il serait difficile d’obtenir le consentement de ladite personne
Le cas où ce serait particulièrement nécessaire pour l’amélioration de la santé publique ou dans le cadre de la promotion d’une éducation saine pour des enfants et où il serait difficile d’obtenir le consentement de ladite personne
Le cas où il serait nécessaire de coopérer avec une autorité étatique, une entité publique locale ou une personne dépositaire de ladite autorité et où il serait difficile d’obtenir le consentement de ladite personne

 

7. Traitement d’Informations Personnelles Sensibles

Dans le cas où la Société obtient des Données Personnelles Sensibles (c’est à dire des informations personnelles incluant la race, le statut social, l’historique de santé, le casier judiciaire, et d’autres descriptions considérées par une ordonnance ministérielle comme étant sensibles afin de ne pas causer de discrimination, de préjudice ou d’autres désavantages à la personne concernée) ou fournit de telles informations à une tierce partie, la Société devra obtenir en amont le consetement de la personne en question, sauf dans des cas exceptionnels prévus par les lois et régulations.

8. Traitement anonymisé de données

Dans le cas où la Société prépare des données anonymisées (c’est-à-dire des données qui sont traitées de façon à ce qu’elles ne puissent ni être identifiées individuellement, ni restaurées), la Société annonce publiquement quelles données personnelles sont incluses dans le traitement anonymisé de données. De surcroît, lorsque des données personnelles incluses dans le traitement anonymisé de données sont fournies à une tierce partie, les détails en seront explicités au préalable, et il sera clairement indiqué que les informations transférées sont des données anonymisées.

9. Gestion de la Sécurité

La Société mettra en œuvre les mesures nécessaires et adéquates de contrôle de ses membres et employés afin de prévenir la fuite, perte ou destruction de données personnelles (c’est à dire les données personnelles qui fondent la Base de Données Personnelles, etc. telles que décrites dans la Loi de Protection des Données Personnelles, et il est sera de même ci-après) et pour garantir une bonne gestion de la sécurité des données personnelles.

10. Supervision des Administrateurs

Dans le cas où le traitement de données personnelles est sous-traité en partie ou en totalité, la Société mettra en place un accord au sujet de la confidentialité avec l’administrateur, ou demandera à l’administrateur d’accepter les termes et conditions définis par la Société et mettra en œuvre une supervision nécessaire et adéquate afin que l’administrateur puisse traiter les données personnelles en toute sécurité.

11. Restriction of Provision to A Third Party

 

La Société ne transférera pas de données personnelles à une tierce partie sans avoir au préalable obtenu le consentement de la personne concernée. À l’exception, cependant, des cas suivants :

Le cas où ce serait nécessaire à la protection de la vie, du corps ou de la propriété d’une personne et et où il serait difficile d’obtenir le consentement de ladite personne
Le cas où ce serait particulièrement nécessaire pour l’amélioration de la santé publique ou dans le cadre de la promotion d’une éducation saine pour des enfants et où il serait difficile d’obtenir le consentement de ladite personne
Le cas où il serait nécessaire de coopérer avec une autorité étatique, une entité publique locale ou une personne dépositaire de ladite autorité et où il serait difficile d’obtenir le consentement de ladite personne
Le cas où le Comité de Protection des Données Personnelles aurait au préalable notifié la personne concernée des moyens ou méthodes de transfert des données personnelles à une tierce partie. Le transfert desdites données à la tierce partie pourra alors être suspendu à la demande explicite de la personne concernée.
Les cas suivants et d’autres cas où le récipiendaire des données à caractère personnel ne peut être qualifié de “tierce partie”.
(1) Lorsque la Société sous-traite le traitement de Données Personnelles en totalité ou en partie dans les proportions nécessaires au respect des Usages Prévus
(2) Le cas où le commerce est cédé suite à une fusion, scission, acquisition etc.
(3) Le cas où les données personnelles sont traitées conjointement avec une personne spécifique et où la personne en question en est notifiée au préalable, auquel cas seront explicités clairement la nature des données en question, le cadre dans lequel elle seront traitées conjointement, l’Usage Prévu dudit traitement ainsi que le nom de la personne qui aura la charge du traitement desdites données.

 

12. Accès aux Données Personnelles

 

Dans le cas où le Client demanderait à la Société d’avoir accès à ses données personnelles, la Société les lui fournira dans les meilleurs délais. Si vous souhaitez avoir accès à vos données personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse prévue à cet effet. La Société se réserve le droit de ne pas donner accès au Client à l’intégralité de ses données personnelles pour une des raisons listées ci-dessous. Par ailleurs, dans l’éventualité où la Société déciderait de ne pas donner accès auxdites données, elle en informerait l’employé concerné dans les meilleurs délais. Enfin, veuillez noter que des données qui autres que des informations personnelles, comme par exemple des identifiants, ne seront par principe jamais divulguées.

(1) Le Cas où l’accès à ladite information serait susceptible de porter atteinte à la vie, au corps, à la propriété ou à d’autres droits ou intérêts de la personne ou de la tierce partie.
(2) Le Cas où un risque serait couru de porter sérieusement atteinte à la capacité de la Société de mener correctement son action.
(3) Le Cas où l’accès à ladite information serait en violation de lois ou régulations en vigueur

 

13.Modification de Données Personnelles, etc.

 

Dans l’éventualité où le Client ferait la demande auprès de la Société que soient modifiées, ajoutées ou supprimées certaines de ses données personnelles (ci-après : “Modification, etc.”) sur la base que ces dernières seraient incorrectes, la Société fera le travail nécessaire dans un cadre respectant le Droit d’Usage mentionné ci-avant et dans les meilleurs délais afin de corriger lesdites données personnelles, etc. et en rendra compte au Client. Si vous souhaitez modifier vos données personnelles, veuillez contacter le Bureau de Soutien aux Clients.

14. Suspension de l’Usage des Données Personnelles, etc.

 

Dans l’éventualité où un Client demanderait à la Société de suspendre ou annuler l’usage de ses Données Personnelles (ci-après : “Suspension d’Usage”) sur la base d’une obtention frauduleuse ou malveillante desdites informations, la Société s’engage dans les meilleurs délais à faire le travail nécessaire et prendre les mesures adéquates, telles que la Suspension de l’Usage desdites Données Personnelles si elle juge la demande légitime, et en informera le Client. Si vous souhaitez suspendre l’Usage de vos Données Personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse mentionnée ci-dessous. Dans l’éventualité où le fait d’accéder à la requête du client tel que décrit ci-dessus donnerait lieu à des dépenses importantes ou s’il devait être particulièrement difficile d’accéder à ladite requête dans les termes spécifiés ci-dessus, nous pourrions avoir recours à des méthodes alternatives pour quand même trouver un moyen d’accéder à sa demande.

15.Diffusion d’Informations en Lien avec la Conservation de Données Personnelles

 

Les informations ayant vocation à être diffusées concernant la conservation par la Société de données à caractère personnel (c’est à dire les données à caractère personnel que la Société est autorisée à divulguer, corriger, etc., dont elle peut suspendre l’usage, etc., et dont elle peut cesser le partage à une tierce partie, et dont la confirmation de l’existence n’aura pas été identifiée par décret comme étant préjudiciable à l’intérêt général ou d’autres intérêts, ou qui aura vocation à être supprimée dans un délai n’excédant pas une année, et il en sera de même ci-après) sont les suivantes :

 

(1) La Fondation de Bourses d’Études Ashinaga (Ashinaga Scholarship Foundation), le nom d’une entreprise ayant recours au traitement de données à caractère personnel (la Société)
(2) Il en ira de même pour les Usages Prévus des Données Personnelles.
(3) Les procédures pour être notifié des Usages Prévus. La Société, sur demande du Client, lui répondra dans les meilleurs délais au sujet des Usages Prévus des Données Personnelles Conservées. Sauf dans le cas où le Règlement de Protection des Données Personnelles ne contiendrait pas cette obligation. Dans le cas où la Société déciderait de ne pas accéder à la demande, elle en informerait l’Employé dans les meilleurs délais.
(4) Les procédures de transfert, correction, suspension d’usage, etc. Il en ira de même pour les procédures de transfert, de correction, etc. et la suspension d’usage, etc. des données personnelles.
(5) Il en ira de même au sujet des demandes en lien avec les données personnelles conservées et les demandes en lien avec les informations personnelles concernées par les demandes en lien avec les données personnelles.

16. Cookies et Balises Web

 

1. Un cookie est un mécanisme (petit fichier texte) qui enregistre l’historique de navigation, les données saisies, et d’autres informations envoyées et reçues du serveur à votre navigateur lorsque vous parcourez notre site internet. À l’aide des informations obtenues grâce aux cookies (ci-après : “cookies”), l’administrateur du site internet peut changer la nature des publicités afin de s’adapter au consommateur lorsque celui-ci se rend de nouveau sur le même site internet. Des publicités émanant de tierces parties (ci-après : “tierces parties”) peuvent apparaître sur le site internet de la Société. Dans cette optique, les tierces parties concernées peuvent obtenir et utiliser les cookies du client qui se sont rendus sur le site internet de la Société. Les cookies obtenus par les tierces parties seront gérées en adéquation avec la politique de confidentialité de ces parties. Les clients ne souhaitant pas que leurs cookies soient obtenus peuvent se rendre sur la page dédiée de la tierce partie pour suspendre l’utilisation de leurs cookies en vue de la fourniture de publicités. Vous pouvez également désactiver partiellement ou totalement les cookies en changeant les réglages de votre navigateur internet. La méthode de réglage peut varier en fonction du navigateur. Vous pouvez vous rendre dans le menu “Aide” de votre navigateur, par exemple. Veuillez noter que si les cookies sont partiellement ou totalement désactivés, votre expérience de navigation sur le site internet de la Société pourrait s’en voir affectée.

   Les Balises Web sont un système grâce auquel des images invisibles sont intégrées à un site internet ou un courriel HTML. Lorsque vous parcourez les images, les données de navigation sont ensuites enregistrées sur le serveur. Les Balises Web permettent aux administrateurs du site internet et des envois de courriel d’obtenir des statistiques concernant la fréquentation du site, la fréquence d’ouverture et de lecture des e-mails, etc.
   Des Balises Web peuvent être utilisées sur notre site internet afin d’obtenir des données statistiques quant au statuts d’accès et de navigation du client.

17. Demandes de Renseignements

Vous pouvez nous contacter à l’adresse ci-dessous si vous cherchez à obtenir des renseignements ou détails au sujet du traitement des données personnelles ou de la Politique de Confidentialité de cette Société.

Courriel : info@ashinaga.org

18. Modifications de la Politique de Confidentialité

La Société se réserve le droit de modifier cette Politique de Confidentialité si elle le juge nécessaire.

 

En date du 27 Novembre 2020

 

(Annexe)